Dienstleistungen · BPO
Geschäftsprozess-Outsourcing, nicht nur eine Lizenz
Die meisten Anbieter hören damit auf, Ihnen die Software zu verkaufen. Wir gehen noch weiter: Wir besetzen die Leute, die es tatsächlich am Scalata in Ihrem Namen ausführen – von Überweisungsberichten bis hin zur Vertragsverwaltung –, damit die Arbeit erledigt wird, nicht nur das Tool.
Was es bedeutet
Übergabe eines Prozesses, nicht einer Aufgabe
Bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen handelt es sich um die Verlagerung einer gesamten Funktion in ein Team außerhalb Ihres eigenen Teams – der Betrieb, die Verfolgung und die Berichterstattung, nicht nur die darunter liegende Software. Die Arbeit muss immer noch stimmen, und jemand muss immer noch dafür verantwortlich sein. Dieser Jemand sind wir.
Es ist die Arbeit, die erledigt werden muss, aber nicht das ist, was Ihre Organisation ist für: Den Eingang mit dem Erwarteten abgleichen, ein Vertragsportfolio auf dem neuesten Stand halten und jeden Monat am selben Tag denselben Bericht erstellen. Notwendig, unrühmlich und das erste, was man vergisst, wenn ein Team knapp ist.
Der Unterschied
Die Lizenz allein reicht nicht aus – eine Person muss sie trotzdem ausführen
Mit einer Scalata-Lizenz erhält Ihr Team ein leistungsstarkes Tool. BPO bietet Ihnen das Tool und den geschulten Bediener dahinter – jemanden, der die Plattform täglich anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitswarteschlange betreibt, sodass nichts darauf wartet, dass jemand intern es abholt.
Was es abdeckt
Der Full-Service-Katalog
Jeder der unten aufgeführten Dienste wird von einem dedizierten Betreiber auf der Scalata-Plattform betrieben – keine Software, die Ihnen ausgehändigt wird und die Sie selbst herausfinden müssen. Jeder deckt den gesamten Zyklus ab: Aufnahme, Ausführung, Ausnahmebehandlung und Berichterstattung.
Transaktionsmanagement
Wir führen Deal-Transaktionen End-to-End durch. Das bedeutet, dass Sie von Anfang an über die Abschluss-Checkliste verfügen, jedes unterzeichnete Dokument sammeln und verfolgen, ausstehende Posten direkt bei den Gegenparteien verfolgen und die Geldbewegungen beim Abschluss koordinieren müssen.
- Besitz und Nachverfolgung der Abschluss-Checkliste
- Dokumentensammlung und Nachverfolgung der Gegenpartei
- Koordinierung der Mittelbewegung zum Abschluss
- Statustransparenz für Ihr Team durchgängig
Due-Diligence-Unterstützung
Wir überprüfen eingehende Diligence-Materialien Punkt für Punkt anhand Ihrer Checkliste, organisieren sie in einem strukturierten Datenraum und kennzeichnen Lücken oder Inkonsistenzen, bevor sie in den Verhandlungen auftauchen. Das Ergebnis ist eine Diligence-Zusammenfassung, auf die Ihr Team direkt reagieren kann, kein Ordner mit unsortierten Dateien.
- Überprüfung der Dokumente anhand Ihrer Sorgfaltscheckliste
- Kennzeichnung von Lücken und Inkonsistenzen
- Strukturierte Datenraumorganisation
- Zusammenfassendes Memo für Ihr Deal-Team
Überweisung und Versöhnung
Zahlungen, Transaktionen und Kontostände werden nach einem festen Zeitplan – täglich, wöchentlich oder monatlich, je nach Buch – mit den Quelldokumenten abgeglichen. Ausnahmen werden am selben Tag, an dem sie auftreten, mit einem Hinweis auf die wahrscheinliche Ursache gekennzeichnet, nicht nur mit einer roten Flagge ohne Kontext.
- Geplanter Abgleich mit Quelldokumenten
- Ausnahmekennzeichnung am selben Tag
- Hinweise zur Ursache von Abweichungen
- Zusammengefasst in einem ständigen Abstimmungsbericht
Vertragsmanagement
Wir verfolgen wichtige Bedingungen, Verlängerungstermine und Verpflichtungen in Ihrem gesamten Vertragsportfolio, und jemand ist dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand zu halten – und sie nicht zu veralten, wie es bei einer gemeinsam genutzten Tabelle der Fall ist. Verlängerungen und Abläufe werden mit ausreichend Vorlaufzeit zum Handeln gekennzeichnet.
- Vollständige Extraktion und Verfolgung von Portfoliolaufzeiten
- Verlängerungs- und Ablaufbenachrichtigungen mit Vorlaufzeit
- Verpflichtungsverfolgung für jeden Vertrag
- Ein einziger verantwortlicher Eigentümer für das Protokoll
Kredit- und Vermögensverwaltung
Die Zahlungsabwicklung, die Treuhandverwaltung und die tägliche Kreditnehmer- oder Kontrahentenkorrespondenz werden ohne Wartezeiten auf Ihr internes Team abgewickelt. Verspätete Zahlungen, Treuhanddefizite und Wartungsausnahmen werden noch am selben Tag bearbeitet, wobei Ihr Team nur dann informiert wird, wenn eine Entscheidung erforderlich ist.
- Zahlungsabwicklung und Treuhandverwaltung
- Direkte Kreditnehmer- und Kontrahentenkorrespondenz
- Bearbeitung von Wartungsausnahmen am selben Tag
- Eskalation nur bei Entscheidungen, nicht bei Routineaufgaben
Berichterstattung für Investoren und Stakeholder
Kapitalaufstellungen, Verteilungszusammenfassungen und periodische Berichte werden nach Ihrem Zeitplan erstellt und verteilt und basieren auf denselben Daten, die Ihre Plattform bereits aufnimmt – sodass die Zahlen im Bericht immer mit der Quelle verknüpft sind.
- Kapitalabrechnung und Ausschüttungsvorbereitung
- Regelmäßige Berichterstattung über Ihre Trittfrequenz
- Auf Quelldaten rückführbare Zahlen
- Die Verteilung erfolgt direkt an die Stakeholder
Covenant- und Compliance-Überwachung
Die Einhaltung von Vereinbarungen und behördlichen Auflagen wird kontinuierlich überwacht. Anstehende Tests und potenzielle Verstöße werden lange vor Ablauf einer Frist ans Licht gebracht und erst in der Woche, in der ein Bericht fällig ist, entdeckt.
- Kontinuierliche Vertragsverfolgung anhand der Bedingungen
- Frühzeitige Warnung vor bevorstehenden Tests
- Überwachung regulatorischer Verpflichtungen
- Kennzeichnung von Verstößen mit unterstützenden Details
Kunden-Onboarding und KYC/AML
Die Onboarding-Dokumentation wird gesammelt und überprüft, erforderliche Prüfungen werden durchgeführt und für jede Gegenpartei wird eine saubere, prüfungsbereite Aufzeichnung geführt – so bleibt das Onboarding nicht auf der Bandbreite Ihres Compliance-Teams stehen.
- Sammlung und Überprüfung der Dokumentation
- KYC- und AML-Prüfungen werden für Ihre Police durchgeführt
- Revisionssichere Aufzeichnungen pro Gegenpartei
- Statusverfolgung bis zur Fertigstellung
Cash-Management
Kontostände, Finanzierungspläne und Bargeldbewegungen werden für jedes Konto überwacht, sodass ein Fehlbetrag oder ein Pool ungenutzter Barmittel sofort erkannt wird und nicht erst am Monatsende.
- Tägliche Überwachung des Kontostands und der Finanzierung
- Verfolgung der Bargeldbewegungen über Konten hinweg
- Benachrichtigungen über Engpässe oder ungenutzte Barmittel noch am selben Tag
- Wird in Ihren laufenden Kassenbestandsbericht aufgenommen
Dokumentenmanagement
Der Dokumentenspeicher hinter einem Geschäft oder Portfolio wird organisiert, indiziert und auf dem neuesten Stand gehalten, sodass die richtige Datei in Sekundenschnelle von jedem in Ihrem Team gefunden werden kann und nicht nur von der einzigen Person, die sich daran erinnert, wo sie sich befindet.
- Repository-Organisation und Indexierung
- Versionskontrolle für aktualisierte Dokumente
- Der Zugriff ist auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten
- Laufende Wartung, sobald neue Dokumente eintreffen
Wasserfall- und Verteilungsberechnungen
Verteilungsfälle und Zahlungszuweisungen werden direkt aus den maßgeblichen Dokumenten berechnet, wobei jeder Schritt der Mathematik angezeigt und auf die spezifische Klausel zurückgeführt werden kann, die ihn vorangetrieben hat.
- Wasserfallberechnung aus maßgeblichen Dokumenten
- Vollständige Rückverfolgbarkeit von der Ausgabe bis zur Klausel
- Neuberechnung bei jeder Eingabeänderung
- Überprüfbare Ausgabe zur Freigabe
NAV-Unterstützung
Wir unterstützen Fondsadministratoren bei der Eingabe, Validierung und dem Abgleich der NAV-Berechnung – und erkennen Unstimmigkeiten, bevor sie einen veröffentlichten Wert erreichen, und nicht erst, nachdem ein Anleger eine Frage dazu gestellt hat.
- Vorbereitung und Validierung der NAV-Eingabe
- Abgleich mit Quellpositionen
- Kennzeichnung von Unstimmigkeiten vor der Veröffentlichung
- Unterstützung während des Überprüfungszyklus des Administrators
Wie es funktioniert
Wie das Engagement funktioniert
Vier Phasen, und in der dritten Phase hört man auf, darüber nachzudenken.
Entdeckung
Wir bilden Ihre Abstimmungs-, Wartungs- und Berichtsabläufe ab – die verwendeten Systeme, die Datenquellen, den Rhythmus und die Ausnahmemuster – um festzulegen, was an das verwaltete Team übertragen wird.
Übergang
Konnektoren werden für Ihre bestehenden Systeme eingerichtet, historische Daten werden abgeglichen, um eine saubere Basis zu schaffen, und das Betriebsteam läuft parallel zu Ihrem aktuellen Prozess, bevor es übernimmt.
Steady-State-Betrieb
Der tägliche Abgleich, die Ausnahmebehandlung und die geplante Berichterstattung laufen kontinuierlich, mit Eskalationspfaden für alles, was die Beurteilung Ihres Teams und keine automatisierte Lösung erfordert.
Überprüfung und Skalierung
Regelmäßige Überprüfungen decken Ausnahmetrends und Prozessänderungen ab, und der Umfang der verwalteten Leistungen kann mit dem Wachstum Ihres Portfolios oder der Fondsanzahl erweitert werden – ohne dass sich Ihre eigene Mitarbeiterzahl proportional erhöht.
Für wen das ist
Teams, die ihre Arbeit erledigen müssen
- Teams, bei denen die Arbeit erledigt werden muss und nicht nur ein Login erforderlich ist
- Betriebsteams ohne Kapazität für Überweisungen und Auftragsarbeiten
- Organisationen skalieren ihr Transaktions- oder Vertragsvolumen schneller als ihre Mitarbeiter
- Unternehmen, die einen verantwortlichen Betreiber und kein gemeinsames Tool wünschen
Was Sie bekommen
Eine Lizenz und ein Betreiber
- Eine Lizenz und eine engagierte Person, die sie in Ihrem Namen betreibt
- Abdeckung von der Überweisungsberichterstattung bis zum Vertragsmanagement
- Kundengerechte Berichterstattung nach Ihrem Zeitplan mit vollständigem Prüfpfad
- Direkte Eskalation bei Ausnahmen, die Ihr Urteil erfordern
Verwandeln Sie wochenlange Expertenarbeit in Minuten
Sehen Sie, wie Scalata zu Ihrem Team, Ihren Daten und Ihren Kontrollen passt.