Services · BPO
Business Process Outsourcing, nicht nur eine Lizenz
Die meisten Anbieter belassen es beim Verkauf der Software. Wir gehen weiter: Wir stellen das Personal, das diese in Ihrem Auftrag auf Scalata bedient — vom Transaktionsmanagement und der Diligence-Unterstützung bis hin zu Abstimmung, Servicing und NAV —, damit die Arbeit erledigt wird und Sie nicht nur ein Tool erhalten.
Was das bedeutet
Einen Prozess übergeben, nicht nur eine Aufgabe
Business Process Outsourcing bedeutet, dass eine gesamte Funktion an ein externes Team übergeben wird — die Ausführung, die Nachverfolgung und das Reporting, nicht nur die zugrunde liegende Software. Die Arbeit muss weiterhin korrekt sein, und jemand muss weiterhin die Verantwortung dafür tragen. Dieser Jemand sind wir.
Es ist die Arbeit, die erledigt werden muss, aber nicht den Kern Ihrer Organisation ausmacht Für: den Abgleich zwischen dem, was eingegangen ist, und dem, was erwartet wurde, ein Vertragsportfolio aktuell zu halten, jeden Monat am selben Tag denselben Bericht zu erstellen. Notwendig, wenig glamourös und das Erste, was liegen bleibt, wenn ein Team unterbesetzt ist.
Der Unterschied
Die Lizenz allein erledigt nicht die Arbeit — eine Person muss sie immer noch bedienen
Eine Scalata-Lizenz gibt Ihrem Team ein leistungsstarkes Tool. BPO bietet Ihnen das Tool und den geschulten Operator dahinter — jemanden, der die Plattform täglich für Ihre tatsächlichen Aufgaben nutzt, sodass nichts darauf wartet, intern bearbeitet zu werden.
Was es abdeckt
Der vollständige Servicekatalog
Jeder der unten aufgeführten Services wird von einem dedizierten Operator auf der Scalata-Plattform ausgeführt — es ist keine Software, die Ihnen übergeben wird und mit der Sie alleingelassen werden. Jeder Service deckt den gesamten Zyklus ab: Erfassung, Ausführung, Ausnahmebehandlung und Reporting.
Transaktionsmanagement
Wir führen Deal-Transaktionen End-to-End durch. Das bedeutet, dass wir die Closing-Checkliste vom Kick-off an verwalten, jedes unterzeichnete Dokument sammeln und abgleichen, ausstehende Punkte direkt bei den Gegenparteien einfordern und den Geldfluss beim Abschluss koordinieren.
- Verwaltung und Nachverfolgung der Closing-Checkliste
- Dokumentensammlung und Follow-up bei Gegenparteien
- Koordination des Geldflusses beim Abschluss
- Durchgehende Status-Transparenz für Ihr Team
Due-Diligence-Unterstützung
Wir prüfen eingehende Diligence-Unterlagen Punkt für Punkt anhand Ihrer Checkliste, organisieren sie in einem strukturierten Datenraum und weisen auf Lücken oder Inkonsistenzen hin, bevor diese in der Verhandlung auftauchen. Das Ergebnis ist eine Diligence-Zusammenfassung, mit der Ihr Team direkt arbeiten kann, und kein Ordner mit unsortierten Dateien.
- Dokumentenprüfung anhand Ihrer Diligence-Checkliste
- Meldung von Lücken und Inkonsistenzen
- Strukturierte Datenraumorganisation
- Zusammenfassendes Memo für Ihr Deal-Team
Zahlungsabwicklung und Abstimmung
Zahlungen, Transaktionen und Kontopositionen werden nach einem festen Zeitplan mit den Quelldokumenten abgeglichen — täglich, wöchentlich oder monatlich, je nach Buch. Ausnahmen werden am selben Tag gemeldet, an dem sie auftreten, mit einem Hinweis auf die wahrscheinliche Ursache, nicht nur als rote Flagge ohne Kontext.
- Planmäßiger Abgleich mit Quelldokumenten
- Meldung von Ausnahmen am selben Tag
- Hinweise zur Fehlerursache bei Unstimmigkeiten
- Zusammengefasst in einem fortlaufenden Abstimmungsbericht
Vertragsmanagement
Wir verfolgen wichtige Bedingungen, Verlängerungsdaten und Verpflichtungen in Ihrem gesamten Vertragsportfolio, und jemand ist dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen aktuell zu halten — damit sie nicht veralten, wie es bei einer geteilten Tabelle der Fall ist. Verlängerungen und Abläufe werden mit ausreichend Vorlaufzeit gemeldet, um handeln zu können.
- Vollständige Extraktion und Nachverfolgung von Vertragsbedingungen im Portfolio
- Warnmeldungen zu Vertragsverlängerungen und -abläufen mit Vorlaufzeit
- Nachverfolgung von Verpflichtungen für jeden Vertrag
- Ein zentraler Verantwortlicher für die Dokumentation
Kredit- und Asset-Servicing
Zahlungsabwicklung, Treuhandverwaltung und die tägliche Korrespondenz mit Kreditnehmern oder Gegenparteien werden erledigt, ohne auf Ihr internes Team warten zu müssen. Zahlungsverzug, Treuhandunterdeckungen und Service-Ausnahmen werden noch am selben Tag bearbeitet, wobei Ihr Team nur bei Entscheidungsbedarf hinzugezogen wird.
- Zahlungsabwicklung und Treuhandverwaltung
- Direkte Korrespondenz mit Kreditnehmern und Gegenparteien
- Bearbeitung von Service-Ausnahmen am selben Tag
- Eskalation nur bei Entscheidungsbedarf, nicht bei Routineaufgaben
Investor- und Stakeholder-Reporting
Kapitalauszüge, Ausschüttungsübersichten und regelmäßige Berichte werden nach Ihrem Zeitplan erstellt und verteilt. Sie basieren auf denselben Daten, die Ihre Plattform bereits verarbeitet — so lassen sich die Zahlen im Bericht immer auf die Quelle zurückführen.
- Erstellung von Kapitalauszügen und Ausschüttungsübersichten
- Regelmäßiges Reporting nach Ihrem Rhythmus
- Zahlen nachvollziehbar bis zu den Quelldaten
- Direkte Verteilung an Stakeholder
Covenant- und Compliance-Überwachung
Die Einhaltung von Covenants und regulatorischen Verpflichtungen wird kontinuierlich überwacht. Anstehende Prüfungen und potenzielle Verstöße werden lange vor einer Frist aufgezeigt — und nicht erst in der Woche entdeckt, in der ein Bericht fällig ist.
- Fortlaufende Überwachung von Covenants gemäß den Bedingungen
- Frühwarnung bei anstehenden Prüfungen
- Überwachung regulatorischer Verpflichtungen
- Meldung von Verstößen mit unterstützenden Details
Kunden-Onboarding und KYC/AML
Onboarding-Dokumente werden erfasst und verifiziert, erforderliche Prüfungen durchgeführt und für jede Gegenpartei wird ein sauberer, auditfähiger Datensatz gepflegt — so gerät das Onboarding nicht ins Stocken, weil Kapazitäten in Ihrem Compliance-Team fehlen.
- Erfassung und Verifizierung von Dokumenten
- Durchführung von KYC- und AML-Prüfungen gemäß Ihren Richtlinien
- Auditfähige Dokumentation für jede Gegenpartei
- Statusverfolgung bis zum Abschluss
Cash-Management
Kontostände, Finanzierungspläne und Geldbewegungen werden über alle relevanten Konten hinweg überwacht, sodass ein Fehlbetrag oder ungenutzte Barmittel sofort und nicht erst beim Monatsabschluss erkannt werden.
- Tägliche Überwachung von Kontoständen und Finanzierungen
- Nachverfolgung von Geldbewegungen über Konten hinweg
- Warnmeldungen zu Fehlbeträgen oder ungenutzten Barmitteln am selben Tag
- Integration in Ihren fortlaufenden Liquiditätsbericht
Dokumentenmanagement
Das Dokumenten-Repository hinter einem Deal oder Portfolio wird organisiert, indexiert und aktuell gehalten, sodass die richtige Datei von jedem in Ihrem Team in Sekundenschnelle gefunden werden kann, nicht nur von der einen Person, die sich daran erinnert, wo sie liegt.
- Organisation und Indexierung des Repositories
- Versionskontrolle bei aktualisierten Dokumenten
- Zugriff strukturiert nach den Anforderungen Ihres Teams
- Laufende Pflege bei Eingang neuer Dokumente
Waterfall- und Distributionsberechnungen
Distribution Waterfalls und Zahlungszuweisungen werden direkt aus den maßgeblichen Dokumenten berechnet, wobei jeder Rechenschritt offengelegt wird und bis zu der spezifischen Klausel, die ihn bestimmt hat, nachvollziehbar ist.
- Waterfall-Berechnung aus maßgeblichen Dokumenten
- Vollständige Nachvollziehbarkeit vom Ergebnis bis zur Klausel
- Neuberechnung bei jeder Änderung der Eingabedaten
- Prüfbereite Ergebnisse zur Freigabe
NAV-Unterstützung
Wir unterstützen Fondsadministratoren bei den Eingaben, der Validierung und der Abstimmung für die NAV-Berechnung — und decken Unstimmigkeiten auf, bevor sie in eine veröffentlichte Zahl einfließen, nicht erst, wenn ein Investor eine Frage dazu stellt.
- Vorbereitung und Validierung der NAV-Eingaben
- Abstimmung mit den Ursprungspositionen
- Meldung von Unstimmigkeiten vor der Veröffentlichung
- Unterstützung während des Prüfzyklus des Administrators
Wie es funktioniert
Wie die Zusammenarbeit funktioniert
Vier Phasen, und ab der dritten müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.
Bestandsaufnahme
Wir erfassen Ihre Abstimmungs-, Servicing- und Reporting-Workflows — die verwendeten Systeme, die Datenquellen, den Rhythmus und die Ausnahmemuster —, um den Umfang dessen zu definieren, was an das Managed Team übergeht.
Transition
Konnektoren zu Ihren bestehenden Systemen werden eingerichtet, historische Daten werden abgeglichen, um eine saubere Ausgangsbasis zu schaffen, und das Operations-Team arbeitet parallel zu Ihrem aktuellen Prozess, bevor es diesen übernimmt.
Regelbetrieb
Tägliche Abstimmungen, Ausnahmebehandlungen und geplante Reportings laufen kontinuierlich, mit Eskalationspfaden für alles, was die Einschätzung Ihres Teams anstelle einer automatisierten Lösung erfordert.
Überprüfung und Skalierung
Regelmäßige Überprüfungen behandeln Ausnahmetrends und Prozessänderungen, und der Umfang der verwalteten Aufgaben kann mit wachsendem Portfolio oder steigender Fondsanzahl erweitert werden — ohne einen proportionalen Anstieg Ihres eigenen Personalbestands.
Für wen das gedacht ist
Teams, die Ergebnisse benötigen
- Teams, die Ergebnisse benötigen, nicht nur einen Login
- Operations-Teams ohne Kapazitäten für die oben genannten Services
- Organisationen, deren Transaktions- oder Vertragsvolumen schneller wächst als die Belegschaft
- Unternehmen, die einen verantwortlichen Operator suchen, kein geteiltes Tool
Was Sie erhalten
Eine Lizenz und ein Operator
- Eine Lizenz sowie eine dedizierte Person, die diese in Ihrem Auftrag bedient
- Abdeckung des gesamten oben genannten Servicekatalogs
- Kundenfertiges Reporting nach Ihrem Zeitplan, mit vollständigem Audit-Trail
- Direkte Eskalation bei Ausnahmen, die Ihre Einschätzung erfordern
Verwandeln Sie wochenlange Expertenarbeit in Minuten
Erfahren Sie, wie Scalata zu Ihrem Team, Ihren Daten und Ihren Kontrollen passt.