Services · BPO
Externalisation des processus métiers, pas seulement une licence
La plupart des fournisseurs se contentent de vous vendre le logiciel. Nous allons plus loin : nous mettons à disposition le personnel qui l'exploite réellement sur Scalata, pour votre compte — de la gestion des transactions et du support aux due diligences jusqu'au rapprochement, au servicing et au calcul de la VNI — afin que le travail soit fait, et pas seulement l'outil fourni.
Ce que cela signifie
Déléguer un processus, pas une tâche
L'externalisation des processus métiers intervient lorsqu'une fonction entière est confiée à une équipe externe à la vôtre — l'exploitation, les relances et le reporting, et pas seulement le logiciel sous-jacent. Le travail doit toujours être exact, et quelqu'un doit toujours en être responsable. Ce quelqu'un, c'est nous.
C'est le travail qui doit être fait, mais qui ne constitue pas le cœur de métier de votre organisation pour: rapprocher ce qui est arrivé de ce qui était attendu, maintenir à jour un portefeuille de contrats, produire le même rapport le même jour chaque mois. Nécessaire, ingrat, et la première chose qui passe à la trappe lorsqu'une équipe est en sous-effectif.
La différence
La licence seule ne fait pas le travail — une personne doit encore l'exploiter
Une licence Scalata offre à votre équipe un outil puissant. Le BPO vous apporte l'outil et l'opérateur qualifié pour s'en servir — une personne qui exploite la plateforme au quotidien pour traiter votre charge de travail réelle, afin que rien ne reste en attente d'une prise en charge en interne.
Ce qu'il couvre
Le catalogue complet des services
Chaque service ci-dessous est géré par un opérateur dédié sur la plateforme Scalata — il ne s'agit pas d'un logiciel qu'on vous livre en vous laissant vous débrouiller. Chacun couvre le cycle complet : réception, exécution, gestion des exceptions et reporting.
Gestion des transactions
Nous gérons les transactions de bout en bout. Cela implique de prendre en charge la liste de contrôle de clôture dès le lancement, de collecter et de suivre chaque document signé qui y figure, de relancer directement les contreparties pour les éléments manquants, et de coordonner les mouvements de fonds lors de la clôture.
- Prise en charge et suivi de la liste de contrôle de clôture
- Collecte des documents et relance des contreparties
- Coordination des mouvements de fonds à la clôture
- Visibilité de l'état d'avancement pour votre équipe tout au long du processus
Support à la due diligence
Nous examinons les documents de due diligence reçus par rapport à votre liste de contrôle, point par point, nous les organisons dans une data room structurée et nous signalons les lacunes ou les incohérences avant qu'elles n'apparaissent lors des négociations. Le résultat est une synthèse de due diligence sur laquelle votre équipe peut s'appuyer directement, et non un dossier de fichiers en vrac.
- Examen des documents par rapport à votre liste de contrôle de due diligence
- Signalement des lacunes et des incohérences
- Organisation structurée de la data room
- Note de synthèse pour votre équipe de transaction
Paiements et rapprochements
Les paiements, les transactions et les positions de compte sont rapprochés des documents sources selon un calendrier fixe — quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon le portefeuille. Les exceptions sont signalées le jour même de leur apparition, avec une note sur la cause probable, et non pas un simple indicateur d'alerte sans contexte.
- Rapprochement planifié avec les documents sources
- Signalement des exceptions le jour même
- Notes sur les causes profondes des écarts
- Consolidation dans un rapport de rapprochement permanent
Gestion des contrats
Nous suivons les conditions clés, les dates de renouvellement et les obligations sur l'ensemble de votre portefeuille de contrats, et une personne est chargée de tenir ce registre à jour — sans le laisser devenir obsolète comme c'est souvent le cas avec une feuille de calcul partagée. Les renouvellements et les expirations sont signalés avec un délai suffisant pour agir.
- Extraction et suivi de l'intégralité des clauses du portefeuille
- Alertes de renouvellement et d'expiration avec délai de prévenance
- Suivi des obligations pour chaque contrat
- Un responsable unique pour le suivi du dossier
Gestion des prêts et des actifs
Le traitement des paiements, la gestion des comptes séquestres et la correspondance quotidienne avec les emprunteurs ou les contreparties sont gérés sans faire patienter votre équipe interne. Les retards de paiement, les insuffisances de fonds séquestres et les exceptions de gestion sont traités le jour même, votre équipe n'étant sollicitée que pour les prises de décision.
- Traitement des paiements et gestion des comptes séquestres
- Correspondance directe avec les emprunteurs et les contreparties
- Traitement le jour même des exceptions de gestion
- Remontée d'informations uniquement pour les décisions, pas pour les tâches courantes
Reporting aux investisseurs et aux parties prenantes
Les relevés de capital, les synthèses de distribution et les rapports périodiques sont préparés et diffusés selon votre calendrier, à partir des données que votre plateforme intègre déjà — ainsi, les chiffres du rapport correspondent toujours à la source.
- Préparation des relevés de capital et des distributions
- Reporting périodique selon votre rythme
- Chiffres traçables jusqu'aux données sources
- Distribution gérée directement auprès des parties prenantes
Suivi des clauses restrictives et de la conformité
Le respect des clauses restrictives et les obligations réglementaires font l'objet d'un suivi continu. Les contrôles à venir et les manquements potentiels sont signalés bien avant l'échéance, et non découverts la semaine où un rapport est attendu.
- Suivi continu des clauses restrictives par rapport aux modalités
- Alerte anticipée sur les contrôles à venir
- Suivi des obligations réglementaires
- Signalement des manquements avec détails à l'appui
Intégration des clients et KYC/AML
La documentation d'intégration est collectée et vérifiée, les contrôles requis sont effectués et un dossier clair et prêt pour l'audit est tenu pour chaque contrepartie — ainsi, l'intégration n'est pas ralentie par la disponibilité de votre équipe de conformité.
- Collecte et vérification de la documentation
- Contrôles KYC et AML exécutés selon votre politique
- Dossier prêt pour l'audit par contrepartie
- Suivi du statut jusqu'à l'achèvement
Gestion de la trésorerie
Les soldes des comptes, les calendriers de financement et les mouvements de trésorerie sont surveillés sur tous les comptes concernés, de sorte qu'un déficit ou une réserve de trésorerie dormante soit détecté immédiatement et non lors de la clôture de fin de mois.
- Suivi quotidien des soldes et des financements
- Suivi des mouvements de trésorerie entre les comptes
- Alertes le jour même en cas de déficit ou de trésorerie dormante
- Intégré à votre rapport de position de trésorerie habituel
Gestion documentaire
Le référentiel documentaire d'une transaction ou d'un portefeuille est organisé, indexé et tenu à jour, afin que le bon fichier puisse être trouvé en quelques secondes par n'importe quel membre de votre équipe, et pas seulement par la seule personne qui se souvient de son emplacement.
- Organisation et indexation du référentiel
- Contrôle des versions sur les documents mis à jour
- Accès structuré selon les besoins de votre équipe
- Maintenance continue à mesure que de nouveaux documents arrivent
Calculs des cascades et des distributions
Les cascades de distribution et les allocations de paiement sont calculées directement à partir des documents de référence, chaque étape du calcul étant détaillée et traçable jusqu'à la clause spécifique qui l'a déterminée.
- Calcul des cascades à partir des documents de référence
- Traçabilité complète du résultat jusqu'à la clause
- Recalcul lors de toute modification des données d'entrée
- Résultats prêts à être examinés pour validation
Support VNI
Nous aidons les administrateurs de fonds dans la saisie, la validation et le rapprochement des calculs de la VNI — en détectant les écarts avant qu'ils n'affectent un chiffre publié, et non après qu'un investisseur ait posé une question à ce sujet.
- Préparation et validation des données d'entrée de la VNI
- Rapprochement avec les positions sources
- Signalement des écarts avant publication
- Assistance tout au long du cycle d'examen de l'administrateur
Comment cela fonctionne
Comment fonctionne la collaboration
Quatre étapes, et à la troisième, vous n'avez plus à y penser.
Découverte
Nous cartographions vos flux de travail de rapprochement, de servicing et de reporting — les systèmes utilisés, les sources de données, la cadence et les modèles d'exceptions — afin de définir le périmètre qui sera transféré à l'équipe gérée.
Transition
Des connecteurs sont configurés avec vos systèmes existants, les données historiques sont rapprochées pour établir une base de référence saine, et l'équipe opérationnelle travaille en parallèle avec votre processus actuel avant de prendre le relais.
Opérations en régime de croisière
Le rapprochement quotidien, la gestion des exceptions et le reporting planifié s'exécutent en continu, avec des procédures d'escalade pour tout ce qui nécessite le jugement de votre équipe plutôt qu'une résolution automatisée.
Revue et mise à l'échelle
Des revues régulières couvrent les tendances des exceptions et les changements de processus, et le périmètre géré peut s'élargir à mesure que votre portefeuille ou le nombre de vos fonds augmente — sans augmentation proportionnelle de vos propres effectifs.
À qui cela s'adresse
Les équipes qui ont besoin que le travail soit fait
- Les équipes qui ont besoin que le travail soit fait, pas seulement d'un accès
- Les équipes opérationnelles n'ayant pas la capacité d'assurer les services ci-dessus
- Les organisations dont le volume de transactions ou de contrats augmente plus vite que les effectifs
- Les entreprises qui souhaitent un opérateur responsable unique, et non un outil partagé
Ce que vous obtenez
Une licence, et un opérateur
- Une licence, plus une personne dédiée qui l'exploite pour votre compte
- Une couverture de l'ensemble du catalogue de services ci-dessus
- Un reporting prêt pour vos clients selon votre calendrier, avec une piste d'audit complète
- Une remontée directe pour les exceptions nécessitant votre jugement
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