Servizi · BPO
Business process outsourcing, non solo una licenza
La maggior parte dei fornitori si ferma alla vendita del software. Noi andiamo oltre: forniamo il personale che lo utilizza effettivamente su Scalata, per vostro conto — dalla gestione delle transazioni e supporto alla due diligence, fino alla riconciliazione, al servicing e al calcolo del NAV — in modo che il lavoro venga svolto, senza limitarci a fornirvi lo strumento.
Cosa significa
Delegare un processo, non un'attività
Il business process outsourcing si ha quando un'intera funzione passa a un team esterno alla vostra organizzazione — l'operatività, i solleciti e la reportistica, non solo il software che ne sta alla base. Il lavoro deve comunque essere impeccabile e qualcuno deve esserne responsabile. Quel qualcuno siamo noi.
È il lavoro che deve essere fatto, ma non è ciò che definisce la vostra organizzazione per: riconciliare ciò che è arrivato con ciò che era atteso, mantenere aggiornato un portafoglio contratti, produrre lo stesso report lo stesso giorno di ogni mese. Attività necessarie, poco affascinanti e le prime a saltare quando un team è a corto di personale.
La differenza
La licenza da sola non fa il lavoro — serve comunque una persona che la gestisca
Una licenza Scalata fornisce al vostro team uno strumento potente. Il BPO vi offre lo strumento e l'operatore qualificato che lo utilizza — qualcuno che gestisce quotidianamente la piattaforma sulla vostra effettiva coda di lavoro, in modo che nulla rimanga in attesa che qualcuno internamente se ne occupi.
Cosa copre
L'intero catalogo dei servizi
Ogni servizio descritto di seguito è gestito da un operatore dedicato sulla piattaforma Scalata — non un semplice software che vi viene consegnato e che dovete capire da soli. Ognuno copre l'intero ciclo: acquisizione, esecuzione, gestione delle eccezioni e reporting.
Gestione delle transazioni
Gestiamo le transazioni end-to-end. Ciò significa prendere in carico la checklist di chiusura fin dall'avvio, raccogliere e tracciare ogni documento firmato rispetto ad essa, sollecitare direttamente le controparti per gli elementi mancanti e coordinare la movimentazione dei fondi alla chiusura.
- Presa in carico e tracciamento della checklist di chiusura
- Raccolta dei documenti e follow-up con le controparti
- Coordinamento della movimentazione dei fondi alla chiusura
- Visibilità costante sullo stato di avanzamento per il vostro team
Supporto alla due diligence
Esaminiamo i materiali di due diligence in entrata confrontandoli punto per punto con la vostra checklist, li organizziamo in una data room strutturata e segnaliamo lacune o incongruenze prima che emergano in fase di negoziazione. Il risultato è un riepilogo di due diligence su cui il vostro team può operare direttamente, non una cartella di file disordinati.
- Revisione dei documenti rispetto alla vostra checklist di due diligence
- Segnalazione di lacune e incongruenze
- Organizzazione strutturata della data room
- Memorandum di riepilogo per il vostro team di negoziazione
Rimesse e riconciliazioni
Pagamenti, transazioni e posizioni contabili vengono riconciliati con i documenti di origine a scadenze fisse — giornaliere, settimanali o mensili a seconda del portafoglio. Le eccezioni vengono segnalate lo stesso giorno in cui si presentano, con una nota sulla probabile causa, e non come un semplice avviso privo di contesto.
- Riconciliazione programmata con i documenti di origine
- Segnalazione delle eccezioni in giornata
- Note sulle cause profonde delle discrepanze
- Consolidamento in un report di riconciliazione standard
Gestione dei contratti
Tracciamo i termini chiave, le date di rinnovo e gli obblighi sull'intero vostro portafoglio contratti, e c'è un responsabile incaricato di mantenere aggiornato tale registro — evitando che diventi obsoleto come accade con i fogli di calcolo condivisi. Rinnovi e scadenze vengono segnalati con un preavviso sufficiente per poter intervenire.
- Estrazione e monitoraggio dei termini per l'intero portafoglio
- Avvisi di rinnovo e scadenza con preavviso
- Monitoraggio degli obblighi per ogni contratto
- Un unico responsabile per la tenuta dei registri
Gestione di prestiti e asset
L'elaborazione dei pagamenti, la gestione dei conti vincolati e la corrispondenza quotidiana con mutuatari o controparti vengono gestite senza dover attendere il vostro team interno. I ritardi nei pagamenti, gli ammanchi nei conti vincolati e le eccezioni di servizio vengono elaborati in giornata, coinvolgendo il vostro team solo per ciò che richiede una decisione.
- Elaborazione dei pagamenti e gestione dei conti vincolati
- Corrispondenza diretta con mutuatari e controparti
- Gestione in giornata delle eccezioni di servizio
- Escalation solo per le decisioni, non per le attività di routine
Reportistica per investitori e stakeholder
I rendiconti di capitale, i riepiloghi delle distribuzioni e i report periodici vengono preparati e distribuiti secondo le vostre tempistiche, creati a partire dagli stessi dati già acquisiti dalla vostra piattaforma, in modo che i numeri nel report corrispondano sempre alla fonte.
- Preparazione dei rendiconti di capitale e delle distribuzioni
- Reportistica periodica secondo le vostre tempistiche
- Dati tracciabili fino alla fonte
- Distribuzione gestita direttamente agli stakeholder
Monitoraggio dei covenant e della conformità
La conformità ai covenant e gli obblighi normativi vengono monitorati su base continuativa, evidenziando i test imminenti e le potenziali violazioni ben prima della scadenza, senza scoprirli la settimana in cui è prevista la consegna di un report.
- Monitoraggio continuo dei covenant rispetto ai termini
- Preavviso sui test imminenti
- Monitoraggio degli obblighi normativi
- Segnalazione delle violazioni con dettagli di supporto
Onboarding dei clienti e KYC/AML
La documentazione di onboarding viene raccolta e verificata, vengono eseguiti i controlli necessari e viene mantenuto un registro accurato e pronto per l'audit per ogni controparte, in modo che l'onboarding non si blocchi in attesa della disponibilità del vostro team di conformità.
- Raccolta e verifica della documentazione
- Controlli KYC e AML eseguiti secondo le vostre policy
- Tenuta dei registri pronta per l'audit per ogni controparte
- Monitoraggio dello stato fino al completamento
Gestione della liquidità
I saldi dei conti, i piani di finanziamento e i movimenti di cassa vengono monitorati su tutti i conti interessati, in modo che un ammanco o un fondo di liquidità inattiva vengano rilevati immediatamente anziché alla chiusura di fine mese.
- Monitoraggio giornaliero dei saldi e dei finanziamenti
- Tracciamento dei movimenti di cassa tra i conti
- Avvisi in giornata per ammanchi o liquidità inattiva
- Integrazione nel vostro report periodico sulla posizione di cassa
Gestione documentale
L'archivio documentale alla base di un'operazione o di un portafoglio viene organizzato, indicizzato e mantenuto aggiornato, in modo che il file corretto possa essere trovato in pochi secondi da chiunque nel vostro team, e non solo dall'unica persona che ricorda dove si trovi.
- Organizzazione e indicizzazione dell'archivio
- Controllo di versione sui documenti aggiornati
- Accesso strutturato in base alle esigenze del vostro team
- Manutenzione continua all'arrivo di nuovi documenti
Calcolo delle distribuzioni e dei modelli a cascata
I modelli a cascata per le distribuzioni e le allocazioni dei pagamenti vengono calcolati direttamente dai documenti contrattuali, mostrando ogni passaggio matematico e garantendone la tracciabilità fino alla specifica clausola che lo ha determinato.
- Calcolo dei modelli a cascata a partire dai documenti contrattuali
- Piena tracciabilità dal risultato finale alla clausola
- Ricalcolo a ogni variazione dei dati di input
- Risultati pronti per la revisione e l'approvazione
Supporto al calcolo del NAV
Supportiamo gli amministratori di fondi nell'inserimento dei dati per il calcolo del NAV, nella validazione e nella riconciliazione — individuando le discrepanze prima che confluiscano in un dato pubblicato, e non dopo che un investitore ha posto una domanda al riguardo.
- Preparazione e validazione dei dati di input per il NAV
- Riconciliazione con le posizioni di origine
- Segnalazione delle discrepanze prima della pubblicazione
- Supporto durante il ciclo di revisione dell'amministratore
Come funziona
Come funziona la collaborazione
Quattro fasi, e la terza è quella in cui smettete di pensarci.
Discovery
Mappiamo i vostri flussi di lavoro di riconciliazione, servicing e reporting — i sistemi in uso, le fonti di dati, la frequenza e i modelli di eccezione — per definire il perimetro di ciò che passerà al team gestito.
Transizione
Vengono configurati i connettori verso i vostri sistemi esistenti, i dati storici vengono riconciliati per stabilire una baseline pulita e il team operativo lavora in parallelo con il vostro processo attuale prima di prenderne il controllo.
Operatività a regime
La riconciliazione giornaliera, la gestione delle eccezioni e il reporting programmato vengono eseguiti in modo continuo, con percorsi di escalation per tutto ciò che richiede il giudizio del vostro team anziché una risoluzione automatizzata.
Revisione e scalabilità
Le revisioni periodiche coprono le tendenze delle eccezioni e le modifiche ai processi, e il perimetro di ciò che viene gestito può espandersi al crescere del vostro portafoglio o del numero di fondi — senza un aumento proporzionale del vostro personale.
A chi si rivolge
Team che hanno bisogno che il lavoro venga svolto
- Team che hanno bisogno che il lavoro venga svolto, non solo di ricevere un login
- Team operativi senza la capacità per gestire i servizi sopra indicati
- Organizzazioni che scalano il volume di transazioni o contratti più velocemente del personale
- Aziende che desiderano un unico operatore responsabile, non uno strumento condiviso
Cosa si ottiene
Una licenza e un operatore
- Una licenza, più una persona dedicata che la gestisce per vostro conto
- Copertura su tutto il catalogo di servizi sopra indicato
- Reporting pronto per il cliente secondo le vostre tempistiche, con una traccia di audit completa
- Escalation diretta per le eccezioni che richiedono il vostro giudizio
Trasformate settimane di lavoro esperto in pochi minuti
Scoprite come Scalata si adatta al vostro team, ai vostri dati e ai vostri Controlli.